公文簽核 Q and A

問題1：如何收到快遞或掛號郵件?

Ans：本校每日收受之各類郵件數量甚大，請師長、同仁協助轉知新進人員(例如各項計畫之專案助理、兼任助理)配合能向郵件之寄發單位表達清楚之個人資訊（隸屬之單位與身分，例如：電機工程系助理○○○小姐/先生），必能加速各類郵件之收件與傳遞，否則每日收受之各類郵件數量甚大，常因不知收件人之身分而難以分送，處理時增加許多作業時間，且掛號郵件在無法確認收受人之單位，無法傳送時，不得不予以退件方式處理。

問題2：如果我是本校新進教師、職員(公務編制或校聘)、研究助理，首次使用公文線上簽核時，如何設定使用人的基本資料，以利簽文及發文?

Ans： 一、請先開啟「創文」再點選「工具」之「使用者基本資料」如下圖。 二、請檢查公文線上製作系統之個人基本資料設立是否正確，以利發文時自動帶入聯絡人資料。 問題二.doc

問題3：我要如何設定公文(稿)的發文字軌?

Ans:公文稿發文請務必選發文字軌，例：秘書室→南大祕、人事室→南大人問題三.doc

問題4：我知道我承辦案件發文稿的正副本發文對象機關全銜若不對會產生錯誤(在此指可電子交換機關)，但要如何查詢正確的機關全銜呢？

Ans: 為提升收發文效率，需要電子交換的單位機關全銜須與教育部規定的一致，才可電子交換，也因此請各單位務必配合。問題四.doc

問題5：同事會文給我，但因某種因素必須退文給原承辦人，請問如何做?(幼教)

Ans:原則上退文給原承辦人為主管權限，請按該文之”退回”按鈕該公文會退回上一層(應為貴單位登記桌)再分文給主管即可請主管退回給原承辦人。

問題6：從秘書室核下之文 主秘 校長未蓋章 但狀態為已決行? (學務課外組)

Ans:可能為流程中某會文主管同仁誤按批示，因狀態為已決行，故請按續辦再陳核，但請事先與相關單位電話聯繫說明流程會較順暢。

問題7：我的公文稿已決行但輸入檔號後為何沒有送發文的按鈕(僅有送歸檔按鈕)?(教務)

Ans:請先查一下該文是否有併案，若是併案狀態則稿需為母案，簽為子案則決行後才會有送發文按鈕，解決目前狀態則請先按續辦後將併案解除再選擇公文稿做併案(稿為母案)重新陳核(僅送單位主管決行即可)。

問題8：我的公文已決行，但後會其他單位時在我的承辦公文未結案資料夾中查不到，承辦人不是可以看到自己的公文嗎?

Ans:公文決行後只要送出即不會出現在您的承辦公文未結案資料夾，但會暫時出現在已送未簽收資料夾中直至對方收文。

問題9：收到公文逾期催辦單要怎麼辦?(有關公文展期)

Ans:公文逾期，會不斷被稽催，收到公文逾期催辦單時若已決行，請在稽催單上”承辦人說明欄”依實際情形註明下列選項並依單上註明之時限送回文書組問題九.doc

問題10：有關公文系統發文函右上角中個人資料(如下圖)如何設定?

問題十.doc

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