公文線上簽核Q&A
- 如何利收到快遞或掛號郵件?
本校每日收受之各類郵件數量甚大，請師長、同仁協助轉知新進人員(例如各項計畫之專案助理、兼任助理)配合能向郵件之寄發單位表達清楚之個人資訊（隸屬之單位與身分，例如：電機工程系助理○○○小姐/先生），必能加速各類郵件之收件與傳遞，否則每日收受之各類郵件數量甚大，常因不知收件人之身分而難以分送，處理時增加許多作業時間，且掛號郵件在無法確認收受人之單位，無法傳送時，不得不予以退件方式處理。
- 如果我是本校新進教師、職員(公務編制或校聘)、研究助理，首次使用公文線上簽核時，如何設定使用人的基本資料，以利簽文及發文?
- 我要如何設定公文(稿)的發文字軌?
公文稿發文請務必選發文字軌，例：秘書室→南大祕、人事室→南大人
問題三.doc - 我知道我承辦案件發文稿的正副本發文對象機關全銜若不對會產生錯誤(在此指可電子交換機關)，但要如何查詢正確的機關全銜呢？
為提升收發文效率，需要電子交換的單位機關全銜須與教育部規定的一致，才可電子交換，也因此請各單位務必配合。
問題四.doc - 同事會文給我，但因某種因素必須退文給原承辦人，請問如何做?(幼教)
原則上退文給原承辦人為主管權限，請按該文之”退回”按鈕該公文會退回上一層(應為貴單位登記桌)再分文給主管即可請主管退回給原承辦人。
- 從秘書室核下之文 主秘 校長未蓋章 但狀態為已決行? (學務課外組)
可能為流程中某會文主管同仁誤按批示，因狀態為已決行，故請按續辦再陳核，但請事先與相關單位電話聯繫說明流程會較順暢。
- 我的公文稿已決行但輸入檔號後為何沒有送發文的按鈕(僅有送歸檔按鈕)?(教務)
請先查一下該文是否有併案，若是併案狀態則稿需為母案，簽為子案則決行後才會有送發文按鈕，解決目前狀態則請先按續辦後將併案解除再選擇公文稿做併案(稿為母案)重新陳核(僅送單位主管決行即可)。
- 我的公文已決行，但後會其他單位時在我的承辦公文未結案資料夾中查不到，承辦人不是可以看到自己的公文嗎?
公文決行後只要送出即不會出現在您的承辦公文未結案資料夾，但會暫時出現在已送未簽收資料夾中直至對方收文。
- 收到公文逾期催辦單要怎麼辦?(有關公文展期)
公文逾期，會不斷被稽催，收到公文逾期催辦單時若已決行，請在稽催單上”承辦人說明欄”依實際情形註明下列選項並依單上註明之時限送回文書組。
問題九.doc - 有關公文系統發文函右上角中個人資料(如下圖)如何設定?
- 公文決行後之歸檔注意事項?
- 會畢一件公文，已在會簽上核章並儲存，但按完會畢後仍出現請核章，試了多次仍ㄧ樣，這是什麼情形?
通常出現這種情形可能為2種情況：
問題十二.doc - 我部分承辦的公文為例行性，每年此類簽文內容大同小異，公文系統內有無快速複製功能讓我省時省力?
首先由今年開始，請您將您的創簽打完後選擇存檔：
問題十三.doc - 我收到一件公文指定會我，但該文應會本單位其他承辦人才對，此時如何處理?
請按公文系統中左側”退文”按鍵，該文將退回貴單位登記桌，此時再請登記桌同仁分給承辦同仁即可。(ps:會文給其他單位前，ㄧ般均是會給該單位再由該單位登記桌分文會較適切，而非指定會給某人，除非有事先電話聯絡過)
- 因本校公文電子交換經由教育部系統傳送，相關發文對象、銜稱、附件大小須依照其標準予以電子交換，如何作業?
發文對象超過200受文機關之公文: 因宣傳活動或業務事項而須發布活動計畫或簡章者，建請儘量不傳送附件而於公文內容提供相關網址，便利有興趣人員上網下載或查詢。如果同時發文給全國高級中等學校、全國國民中學、全國公私立小學其中二群組以上(含二群組)，懇請分別創稿，儘量分掛不同日期之文號，因前述群組之單一群組發文時間均需費時一小時至二小時，而發文時本校公文電子交換系統於該時段內無法收到外部機關之公文，導致緊急重要公文之時效可能有所延誤。
問題十五.doc - 我的密件公文在線上簽核時為何內容會被看見?
- 寫作公文時，有關公文書橫式書寫之數字使用，行政院曾訂定公文書橫式書寫數字使用原則，本校公文或各項會議資料之寫作，亦請依以下一致性規範寫作：
- 在處理聘書、研習證書、獎狀、成績證明等之印製作業時，請注意文 字編排、換行斷句的完整性及預留用印空間，以下事項亦請參考：
一、請用A4紙張、直式橫書，用印處請預留10公分(校長職名章3公分、印信 7公分)，以免空間不夠而無法用印。
二、聘書字號請以用印之簽呈文號註記，如南大總字第097001234號(文號共10碼)。
三、請為學校珍惜資源(金色框印之用紙每張為新台幣4元)，避免整批印錯之浪 費，請先列印在A4影印紙，先行查核內容及預貿之用印空間適妥與否後,再套印 至空白獎狀紙，檢附用印簽呈及名單清冊送文書組用印。
印製版面之格式敬請參考： doc - 期盼共同為節能減碳共盡一份心力，自99年6 月19 日起全面實施「周知類公文」公布於線上簽核系統之「第三類公文」欄，日後不再傳送「周知類公文」之紙本，本校周知類公文如何辦理與閱覽？
一、請每天進入公文線上簽核系統瀏覽第三類公文，了解各業務單位轉知之重要訊息。
二、若有主動發文通報或轉知之公文書，擬以公文線上簽核系統中之第三類公文電子公布者，只要在函(稿)中書明受文者為「本校各單位」、「各系所」或「各行政單位」，文書組將分別依照受文對象處理電子公文之公布作業，毋需改變原公文書之作業流程或習慣。 - 就本校自外部機關收到密件之文書處理作業方式，提供處理作業標準作業程序參考，若受上級主管交辦急要公文或承辦之案件有保密必要者，流程與作業方式亦可參照辦理。