機關檔案保存年限及銷毀辦法

第一條

本辦法依檔案法（以下簡稱本法）第十二條第四項規定訂定之。

第二條

各機關依本法第十條區分檔案保存年限時，應審酌下列各款事項：

一、影響國家安全及公益之程度。

二、典章或史料文物之價值。

三、法律信證之維護。

四、行政程序之稽憑。

五、學術研究之參考。

六、機關之特性。

七、個人權益之保護。

八、其他應審酌之重要事項。

第三條

下列檔案之保存年限，應列為永久保存：

一、涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。　

二、涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。

三、涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。

四、對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。

五、具有國家或機關重要行政稽憑價值者。

六、具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。

七、對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。

八、具有重要科技價值者。

九、具有重要歷史或社會文化保存價值者。

十、屬重大輿情之特殊個案者。

十一、法令規定應永久保存者。

十二、其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

第四條

定期保存之檔案，其保存年限應區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。

第五條

各機關應就主管業務，依本辦法之規定，並參考檔案中央主管機關訂定之機關檔案保存年限區分參考表，編訂檔案保存年限區分表，依本法施行細則第十條第一項各款規定程序，函送檔案中央主管機關審核後實施。修正時，亦同。

前項檔案保存年限區分表，得與機關檔案分類表結合編訂之。

第六條

各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時，得隨時修正之。

第七條

定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，得調整其檔案原件之保存年限。

第八條

各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應製作擬銷毀檔案目錄，送會相關業務單位表示意見；各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
前項擬銷毀檔案目錄，應記載下列事項：

一、檔號。

二、案名。

三、案由。

四、來（受）文者。

五、收文字號、發（來）文字號。

六、文件產生日期。

七、有附件者，其件數。

八、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。

九、其他經檔案中央主管機關指定事項。

第九條

本法第十二條第二項所定銷毀計畫，應包括下列事項：

一、擬銷毀檔案年度及數量。

二、擬銷毀檔案現在存放地點。

三、擬銷毀時間、地點及方式。

四、其他經檔案中央主管機關指定事項。

本法第十二條第二項所定銷毀之檔案目錄應記載事項，依前條第三項之規定；其格式，由檔案中央主管機關另定之。

前二項之銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，應依本法施行細則第十條第一項各款規定程序，函送檔案中央主管機關審核。

本辦法施行前各機關擬銷毀檔案目錄已按案件製作完成者，本法第十二條第二項及前條第二項所定之目錄，得以該完成之目錄充之。

第十條

本法第十二條第三項所定應經電子儲存者，檔案中央主管機關或原機關認有必要時，得依本法第九條規定，採微縮或其他方式為之。

第十一條

經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運送過程之安全。
檔案之銷毀，應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控，並應注意環境保護事宜。

第十二條

檔案之銷毀方法如下：

一、化為碎紙或溶為紙漿。

二、焚化。

三、擊碎至檔案內容無法辨識。

四、化為粉末。

五、消磁。

六、消除電子檔或重新格式化。

七、其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。

前項方法，必要時得併用之。

第十三條

檔案有下列情形之一，且情況急迫時，得逕行銷毀之：

一、因變質而散發有毒物質，嚴重影響人體健康者。

二、遭遇戰爭或暴動，為保護國家安全或利益而須即時銷毀者。

各機關如有前項情形，應將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、案件數量、銷毀時間、地點及方法等詳細情形，函送檔案中央主管機關備查。

第十四條

檔案因天災或事故毀損，經鑑定結果認無法修復者，各機關得將其原因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形，函送檔案中央主管機關備查後銷毀。

第十五條

各機關發見有本法第二十四條所定非法銷毀檔案者，應即將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、案件數量、銷毀時間、地點及方法等情事，函送檔案中央主管機關備查。

第十六條

已銷毀之檔案，應逐案逐件分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。

第十七條

已銷毀檔案之目錄，應併同檔案中央主管機關核准銷毀函永久保存。

第十八條

本辦法施行前各機關所定有關檔案之保存年限及銷毀程序，與本辦法規定不符者，應自本辦法施行後一年內修正之。

第十九條

本辦法自本法施行之日施行。