機關檔案點收作業要點

　第一條　

為統一機關檔案點收作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。

　第二條　

各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。

　第三條　

歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：

（一）依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序於各頁左下角編寫頁碼。但文件係雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於右下角為之。

（二）附件頁碼之編寫，除書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

　第四條　

各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品，不得歸檔：

（一）現金、有價證券及其他貴重物品。

（二）司法訴訟有關物證。

（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。

（四）易變質而不適長期保存之物品。

前項本文所稱辦畢案件，指依文書處理規定完成發文或存查程序之案件。

　第五條　

歸檔清單應記載下列事項：

（一）文號。

（二）主旨。

（三）承辦單位及人員。

（四）頁數。

（五）附件媒體類型及數量。

歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體或書籍型式之附件時，應由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適當位置註記文號，並於歸檔清單上註記其類型及數量。
第一項歸檔清單格式，由各機關自行訂定。

　第六條　

辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位。

　第七條　

各機關檔案管理單位辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對其內容與頁數，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或蓋點收章備查。

歸檔案件有第五點第二項情形者，必要時應請承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章，始得點收。
歸檔清單，檔案管理單位應留存一份；其保存年限由各機關自行訂定。

　第八條　

歸檔案件有第四點第一項各款所定之物品者，應退回文書單位或承辦單位處理。
歸檔案件有下列情形者，應退還文書單位或承辦單位補正，並於歸檔清單上註記其原因及日期：

（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。

（二）案件污損或內容不清楚者。

（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

（四）案件未編列文號或文號有誤者。

（五）案件未填註保存年限或分類號者。

（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。

（七）案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。

（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

（九）案件與歸檔清單之登載不符者。

（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。

前項第二款所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。

　第九條　

對於應歸檔而未歸檔之案件，各機關檔案管理單位應定期簽請機關權責長官核定後，辦理稽催。
前項稽催，應製作稽催單，載明下列事項：

（一）主旨。

（二）文號。

（三）承辦單位及人員。

（四）稽催日期及應歸檔日期。

前項稽催單格式，由各機關自行訂定。

　第十條　

各機關檔案管理單位應定期列表統計歸檔情形，簽請權責長官核閱後，知會各承辦單位。

　第十一條　

機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其檔案應歸檔情形。