十五、公文程式之類別說明如下：

(一) 公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種：

１、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。

３、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。

４、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：

(１)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

(２)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

(３)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

(４)民眾與機關間之申請或答復時。

５、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

６、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：

(１)書函：

甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

(２)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件2）。

(３)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份並經發話人簽章，以1份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件3）。

(４)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

(５)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

(６)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

(７)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄6）。

(８)聘書：聘用人員時使用。

(９)證明書：對人、事、物之證明時使用。

(１０)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

(１１)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

(１２)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。

(１３)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。

(１４)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

(１５)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。

(１６)定型化表單。

(二) 上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

十六、公文製作一般原則如下：

(一) 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：

１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

２、清晰：文義清楚、肯定。

３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

５、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。

６、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

７、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

(二) 擬稿注意事項如下：

１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。

２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

３、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

４、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

５、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。

６、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。

７、簽宜載明年月日及單位。

８、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。

９、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。

１０、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。

１１、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。

１２、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。

１３、文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

(三) 分段要領如下：

１、「主旨」：

(１)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

(２)「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。

２、「說明」：

(１)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。

(２)如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

３、「辦法」：

(１)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

(２)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

(四) 製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：

１、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)（格式如附件4）。

２、內文：

(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

十七、公文結構及作法說明如下：

(一) 公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令：

１、公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：

(１)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：

甲、訂定「○○○施行細則」。

乙、修正「○○○辦法」第○條條文。

丙、廢止「○○○辦法」。

(２)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。

(３)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

２、人事命令：

(１)人事命令：任免、遷調、獎懲。

(２)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

(二) 函：

１、行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式。

２、行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點(一)1、所定法規命令之發布程序辦理。

(三) 公告：

１、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）3段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

２、公告分段要領：

(１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。

(２)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫。

(３)「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

３、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用3段式。

４、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

(四) 其他公文：

１、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

２、定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

十八、公文用語規定如下：

(一) 期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。

(二) 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。

(三) 直接稱謂用語：

１、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

２、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

３、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

４、機關（或首長）對屬員稱「台端」。

５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

６、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

(四) 間接稱謂用語：

１、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

２、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

十九、簽、稿之撰擬說明如下：

(一) 簽稿之一般原則：

１、性質：

(１)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2種：

甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

(２)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

２、擬辦方式：

(１)先簽後稿：

甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。

乙、有關政策性或重大興革案件。

丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

丁、擬提決策會議討論案件。

戊、重要人事案件。

己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

(２)簽稿併陳：

甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

(３)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

(二) 簽之撰擬：

１、款式：

(１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。

(２)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。

(３)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

２、撰擬要領：

(１)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

(２)「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

(３)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

(４)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

３、本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。

(三) 稿之撰擬：

１、草擬公文按文別應採之結構撰擬。

２、撰擬要領：

(１)按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。

(２)一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：

甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。

乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。

(３)「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：

甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。

乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。

丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。

二十、文書處理程序一般原則如下：

(一) 各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。

(二) 各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。

(三) 各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。

(四) 各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。

(五) 公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區分，以作為公文處理作業之依據。

(六) 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。

(七) 各機關得視實際需要，採用收發文同號。

(八) 任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。

(九) 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。

(十) 各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。

(十一) 機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程並得以線上簽核方式處理。

(十二) 組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。

(十三) 機關公文電子交換收發文處理原則如下：

１、機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。

２、各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。

３、機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。

４、各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用並為必要之處理。

５、各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄及文稿，得視需要予以儲存。

(十四) 機關公文電子交換收發文處理程序如下：

１、公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。

２、公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。

(十五) 機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。

(十六) 人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。

(十七) 線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者，應採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。公文線上簽核應注意事項如下：

１、可判別文件簽章人。

２、可標示公文時效性。

３、應提供代理人設定之功能。

４、應詳實記錄各會簽意見。

５、應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

二十一、文書處理流程圖示如下：

二十二、簽收應注意事項如下：

(一) 外收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退還；如無送文簿、單，應填給送件回單。機關如未設外收發單位者，應指定專人辦理。

(二) 外收發人員收到之文件應登錄於外收文簿，其係急要文件、機密件、電報或附有現金、票據等者，應隨收隨送總收文人員，其餘普通文件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人姓名者，應另用送文簿登錄，並比照上述文件性質，隨時或按時送達。

(三) 來人持同文件須面洽者，應先以電話與承辦單位接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。

(四) 收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同送件人於送件簿、單上，註明退還或拒收。

(五) 人民持送之申請書件，應先檢視是否符合規定，如手續不全應指導其補齊後再行簽收。

(六) 電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業，且應立即傳送回復訊息，並依一般收文作業程序繼續辦理。

(七) 電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。

(八) 電子交換文人員於電子收文後須列印收受之公文，同時得由收方之電腦系統標明電子公文；如電子公文超過1頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。

(九) 收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料，並為妥適處理。

二十三、拆驗應注意事項如下：

(一) 總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件或書明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密件處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應以電話或書面向原發文機關查詢。

(二) 應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如相隔時日較長時，應在文面註明收到日期。

(三) 公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件右側簽章證明。

(四) 附件應不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂於文後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件字樣。

(五) 附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦；公文如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。

(六) 來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有封套者，其封套應釘附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。

(七) 來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為轉送，並通知原發文機關。

(八) 機密文件經機關首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄掛號者，應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別。

(九) 電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應按收文程序辦理；如發現來文有誤送或疏漏時，應通知原發文機關另為處理。

二十四、分文應注意事項如下：

(一) 總收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。

(二) 分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職掌，認定承辦單位並分別在右上角加蓋單位戳後，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。

(三) 來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

(四) 來文屬急要文件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。

(五) 機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」戳記。

二十五、編號、登錄應注意事項如下：

(一) 來文完成分文手續後即在來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳，依序編號並將來文機關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應提前編號登錄分送。

(二) 總收文登記表之格式，得視機關實際之需要自行製作。

(三) 總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續，不另更換。

(四) 總收文人員於每日下班前2小時收到之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。

(五) 機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。

(六) 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。

(七) 電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應依序編收文號，加蓋收文日期章戳，登（轉）錄摘要資訊，並將相關電子檔與收文號連結。

二十六、傳遞應注意事項如下：　

(一) 在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人員親自持送。　

(二) 內部傳遞文件以下列各種為限：

１、各機關本於職權所訂定之內部文件。

２、文書單位收受之外來文件。　　

３、各主辦單位間核擬核會之文件。

４、經辦結外發之文件。

５、機關首長交辦之文件。

(三) 文件之遞送除急要文件應隨到隨送外，普通件以每日上下午分批遞送為原則。

二十七、單位收發應注意事項如下：

(一) 各機關內部單位應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，單位收發以設置1級為限。

二十八、擬辦文書應注意事項如下：

(一) 對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。

(二) 機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。

(三) 負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。

(四) 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。

(五) 處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明。

(六) 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。

(七) 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。

(八) 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。

(九) 毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。

(十) 承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。

(十一) 承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，以利核閱。

(十二) 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。

二十九、應先協調會商之文書，應注意事項如下：

(一) 凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。

(二) 會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列各款斟酌選用之： 

１、以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查。

２、以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單（格式如附件5），會銜公文採用會銜公文會辦單（格式如附件6）。

３、提例會討論。

４、約集有關單位人員定期舉行會議商討。

５、臨時約集有關人員小組會商。

６、自行持稿送會。

７、以書函洽商（書函作法舉例見附錄6）。

(三) 組織單位較多之機關，應定期舉行會報，涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣，不再一一送會。

三十、陳核應注意事項如下：

(一) 文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。

(二) 文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區分如下：

１、初核者係承辦人員之直接主管。

２、覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。

３、會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。

４、決定者係依分層負責規定之最後決定人。

(三) 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。

(四) 承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。

三十一、承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄6），分別填列下列各點：

(一) 「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。

(二) 「速別」：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」或「速件」等，普通件得不必填列。

(三) 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件，則不必填列。

(四) 「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。

(五) 「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。

(六) 「承辦單位」：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。

(七) 「承辦人員」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日時。

(八) 「收文日期字號」：於稿面適當位置列明「收文日期字號」，如數件併辦者，應將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後），如為無收文之創稿，則填一「創」字。

(九) 「分類號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，「保存年限」則參照檔案保存年限之規定填列。

(十) 下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註明：

１、刊登電子公布欄、公報或通訊。

２、登報或公告，註明刊登報名、位置、字體大小、日期或揭示地點。

３、有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。

４、會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。

５、發後補判或先發後會之註明。

６、指定寄遞方法或投遞人，並按公文內容、性質，選取電子交換方式。

７、指定公文收受人員或拆封之人員。

８、為提升公務溝通效率，承辦人員得於文稿中述明聯絡方式。

９、其他。

(十一) 承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項：

１、附件請檢點清楚，隨稿附送。

２、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。

３、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。

４、如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。

５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。

６、發文附件宜儘量用電子文件。

７、附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。

８、附件除隨文發出外，如尚有需要時，請註明「附件請多繕○○份，送○○○」。

９、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。

(十二) 承辦人員其他注意事項：

１、緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。

２、各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見。

３、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。

４、公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉送。

５、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。

６、承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料，應洽網站管理人員長期登載。

７、來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。

三十二、核稿應注意事項如下：

(一) 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。

(二) 核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。

(三) 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

三十三、會稿應注意事項如下：

(一) 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。

(二) 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。

(三) 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。

(四) 非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

三十四、閱稿應注意事項如下：

(一) 簽稿是否相符。

(二) 前後案情是否連貫。

(三) 有關單位已否會洽。

(四) 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。

(五) 文字是否通順。

(六) 措詞是否恰當。

(七) 有無錯別字。

(八) 對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

三十五、判行應注意事項如下：

(一) 文稿之判行按分層負責之規定辦理。

(二) 宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。

(三) 對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。

(四) 重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。

(五) 決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。

三十六、回稿、清稿應注意事預如下：

(一) 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。

(二) 文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。

三十七、使用公文夾應注意事項如下：

(一) 文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾（格式如附件7），並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。

(二) 公文夾用較厚且較堅韌之紙張印製，機密件公文應用特製之機密件袋。

(三) 公文夾之正面標明承辦人員之單位。

(四) 公文夾區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定：

１、最速件用紅色。

２、速件用藍色。

３、普通件用白色。

４、機密件用黃色或特製之機密件袋。

(五) 公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱，最速件之使用比例應予適當之控制。

(六) 各機關公文夾之尺寸及封面格式應依下列規定辦理：

１、尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸，以長x寬為56 x 40公分，四邊留3公分由外向內摺邊，摺疊後長x寬為50 x 34公分為原則。

２、封面格式：公文夾正中間標明「（機關）公文夾」，中間下方標示「承辦單位」，左上角預留透明可插式空間，以標示會核單位或視需要加註其他例如「提前核閱」或「即刻繕發」等訊息，如標明「速別」者，所標明之「速別」須與公文夾顏色規定相符。

三十八、繕印應注意事項如下：

(一) 各機關文書單位之分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後，再核計字數登錄公文繕校分配表交繕，但由承辦單位製作傳送之電子文稿字數核計方式，由各機關自行訂定。

(二) 分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫，預計無法依限辦妥者，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明，以明責任。

(三) 凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。

(四) 分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為原則。

(五) 繕印人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕印。

(六) 各機關對外行文，應一律使用統一規格之公文紙（格式如附件8）。

(七) 繕印人員對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。

(八) 繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。

(九) 繕印公文遇有未編訂發文字號之文稿，儘量先提取發文字號。

(十) 各機關繕印人員每日之工作量，參照行政院所屬各機關秘書（總務）人員員額設置標準有關規定辦理。

(十一) 繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應列示清單並將非電子交換公文列印，送請校對。

三十九、校對應注意事項如下：

(一) 公文繕印完畢後應由校對人員負責校對，校對人員應注意繕印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。

(二) 機密及重要文件，應指定專人負責校對。

(三) 校對人員發現繕印之文件有錯誤時，應退回改正；不影響全文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其以電子文件行之者，該電子檔須一併改正。

(四) 校對人員如發現原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。

(五) 公文校對完畢，應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全後，於原稿加蓋校對人員章，並於登錄後送監印人員蓋印。

(六) 重要公文及重要法案經校對人員校對後，宜送請承辦人員複校後再送發。

(七) 公文以電子文件行之者，校對人員除須核對內容完全一致外，並應注意其橫行格式是否相符，附件是否齊全。

(八) 校對電子交換文稿，應於校對無誤後，列印全文作為抄件。

(九) 校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳加核對清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，循發文程序作業。

四十、電子交換發文傳送作業應注意事項如下：

(一) 電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其它識別方式實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。

(二) 電子交換發文人員應於傳送後，確認電腦系統已發送之訊息。

(三) 電子交換文稿行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於發送後檢視清單，並得在清單上標明「已電子交換」。

(四) 公文電子交換後，得於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳，並將抄件併同原稿退件或歸檔。

(五) 電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果，並為必要之處理。

(六) 公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期立即處理，避免發文日期與發送或登載日期產生落差。

四十一、蓋印及簽署應注意事項如下：

(一) 各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。

(二) 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或更正後再蓋印。

(三) 監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：

１、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。

２、呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。

３、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。

４、書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

５、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。

６、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。

７、會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。

(四) 一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。

(五) 公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。

(六) 附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。

(七) 副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。

(八) 文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。

(九) 不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。

(十) 監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明（發）文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。

(十一) 監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。

四十二、編號、登錄應注意事項如下：

(一) 總發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。

(二) 待發之文件，應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期，如係機密件或有時間性之文件，應分別標明，以引起受文機關注意。

(三) 發文代字應冠以承辦單位之代字，承辦單位如為不固定機關或軍事機構，得另以代字編定統一代號使用，此項代字均以於每年開始預為編定為原則，以便統一使用。

(四) 總發文字號每年更易1次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續不另更換。

(五) 機密文件應由機關首長指定之人員處理，發文時先向總發文人員洽取發文字號填入文中自行封發，並在總發文登記表案由欄內註明密不錄由。

(六) 各機關之總發文登記表，除採用收發文同號作業方式者外，其格式及製作份數，得視實際需要，自行決定。公文經編號發文後應依序登錄於總發文登記表。

(七) 發文後之稿件，如承辦單位註明有先發後會或發後補判者，應退還承辦單位自行處理。

四十三、封發應注意事項如下：

(一) 經編號待發之公文，應由專人負責複檢附件是否齊全，文與封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發人員遞送。

(二) 同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在封套（格式如附件9）上註明文號件數。

(三) 機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密件應另加外封套，以重保密。

(四) 發文附件應由總發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員辦理封發。

(五) 凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應同時付郵。

四十四、送達或付郵應注意事項如下：

(一) 公文之送達或付郵由外收發人員統一辦理。

(二) 送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達受文之機關。

(三) 交換傳遞之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單按規定時間、地點集中交換。

(四) 傳送之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單書明送出時間，派專差送達。

(五) 郵遞公文應依其性質分別填送郵遞清單付郵，郵資及收執應另備登記表登錄，以為郵費報銷之依據。

(六) 人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發。

(七) 機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單位收發人員登錄送文簿送交外收發人員遞送。

(八) 送發之電報，由電務人員登錄後逕行送發。

(九) 外收發人員應隨時注意登錄有關機關及人員之通訊地址，以便文件之投送。

(十) 公文封發後，由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章，並自行送達受文單位。

四十六、減少文書數量應注意事項如下：

(一) 各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質重要者外，不必報備。

(二) 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查。

(三) 無機密性之通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。

(四) 同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。

(五) 各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。

(六) 接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答復。

五十、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。

各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依本手冊辦理。

五十一、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。

五十二、應以機密文書處理之國家機密事項如下：

(一) 軍事計畫、武器系統或軍事行動。

(二) 外國政府之國防、政治或經濟資訊。

(三) 情報組織及其活動。

(四) 政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。

(五) 外交或大陸事務。

(六) 科技或經濟事務。

(七) 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。

五十三、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。

五十四、各機關應就其主管業務，依第五十點第二項各法規所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密事項之具體範圍。

五十五、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保密法規辦理。

五十六、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件，涉及機密事項，其文書處理規定如下：

(一) 各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公民營機構（廠商）或個人產製之機密文書，應要求受託者先行採取保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密期限或解密條件，並通知受託者。

(二) 凡因委託契約需要，而必須提供受託者機密文書時，應繕造清冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該機密文書之管理與運用情形，以保障機密文書不遭轉用或洩漏。

(三) 為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，明定業經標示為機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍應採取保密措施。

五十七、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施隔離作業。

五十八、機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。

五十九、各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。

六十、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。

前項單位主管以上人員，於有下列情形之一者，得不同意：

(一) 有事實足認有洩密之虞。

(二) 無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。

六十一、處理機密文書應注意事項如下：

(一) 收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。

(二) 機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。

(三) 機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。

(四) 「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。

(五) 使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存。

六十二、保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下：

(一) 本件於公布時解密。

(二) 本件至某年某月某日解密。

(三) 本件於工作完成或會議終了時解密。

(四) 附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）。

(五) 其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。

機密等級標示位置，依「國家機密保護法」施行細則第17條規定辦理。

六十三、經核定機密等級、解密條件之文書，屬彙編性質者，應於文書首頁說明保密要求事項。

六十四、機密文書之傳遞方式如下：

(一) 分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

(二) 在機關外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人員護送。屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者，須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。

(三) 如因機關業務特性，機密文書須採電子方式處理者，應使用經專責機關鑑定相符機密等級保密機制，並依相關規定辦理。

六十五、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

            體積及數量龐大之機密文件，無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。

六十六、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，依「國家機密保護法」第18條規定保護之。

六十七、機密文書之承辦人員，應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫，處理重要之機密案件時，並應洽詢經機關首長指定之保密業務主管人員意見，採取必要之保密措施。

六十八、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。

六十九、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。

七十、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密鎖，保管人員必須經常檢查。

七十一、會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。

七十二、各機關凡經核定機密等級之文書，不論其性質屬研究報告、會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等，均應依檔案法及相關規定辦理。

七十三、納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。

七十四、處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下：

(一) 機密等級變更或解密，由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。

(二) 國家機密之變更或解密，依「國家機密保護法」第10條第1項規定為之。

(三) 一般公務機密文書，由原核定主管核定之。

(四) 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

七十五、文書機密等級之變更及解密程序規定如下：

(一) 承辦人員依據機密件登錄主動檢查，或其他機關建議，將解密之案件，提出審查，並填具機密等級變更或解密之處理意見表（格式如附件10）或建議單（作法舉例見附錄6）陳送核定。

(二) 經核定原機密等級解密後，應填寫機密等級變更或註銷通知單（作法舉例見附錄6），陳奉核定，再行繕發，並通知前曾受領該機密文件之受文機關。

(三) 文書機密等級之附加變更或解密標示者，屆時即照標示自動變更或解密，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理有關手續。

(四) 變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）（格式如附件11）。

(五) 建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，參照（一）至（四）之程序辦理。

(六) 非機關之來函其上自訂有機密等級者，經函知來文者後，參照（一）至（四）之程序辦理。

七十九、文書流程管理乃機關所屬人員共同之職責，以登錄詳盡之公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質。

             為有效提高行政效能，各機關應強化各級人員自我管理之精神，並隨時分析、檢討、改
進文書處理流程。

八十、各機關應針對本機關之特性，建立文書流程管理制度，指定單位或指派專人負責研訂文書流程管理作業及獎懲等相關規定，以作為文書單位、業務單位及專責管制單位執行之依據。

八十一、專責管制單位或人員為加強文書流程管理功效，應與文書單位密切聯繫配合，落實文書稽催、時效統計分析、流程簡化及運用資訊技術執行相關工作；並得視需要與文書單位及業務單位舉行會議，共同檢討改進。

八十二、各類公文之處理時限如下：

(一) 一般公文：

１、最速件：1日。

２、速件：3日。

３、普通件：6日。

４、限期公文：

(１)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。

(２)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。

(３)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。

５、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。

６、專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事實需要自行訂定。

(二) 立法委員質詢案件：依據「立法院職權行使法」及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。

(三) 人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。

(四) 人民陳情案件：依據「行政程序法」第7章及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。

(五) 訴願案件：應依「訴願法」之規定辦理。

前項第1款處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。

第1項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件外，均不含假日。

八十三、各類公文處理時限之計算標準如下：

(一) 一般公文發文使用日數：

１、答復案件：自收文之次日起至發文之日止（含本機關內部各單位會辦、會簽、會稿時間）所需日數扣除假日，為發文使用日數。

２、彙辦案件：自所彙辦公文最後1件收文之次日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其第1件來文發文使用日數；其餘彙辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。

３、併辦案件：自首件收文之次日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。

４、創稿案件：

(１)交辦案件，自交辦之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

(２)先簽後稿案件，自首次簽辦之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

(３)直接辦稿案件，自辦稿之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

５、限期公文：依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日數：

(１)未逾來文所訂期限，而實際處理日數超過6日者，以6日計算；未超過6日者，以實際處理日數計算。

(２)逾越來文所訂期限者，依實際處理日數計算。

(３)處理限期公文過程產生之彙（併）辦案件，於全案辦結時，以存查公文計算。

      送會本機關以外機關者，自送會之日起，至退會收到之日止，期間得予扣除。

(二) 專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件：

１、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。

２、人民申請案件因不合法定程式或手續時，主辦單位應詳細說明，一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者，從其通知、函轉之日起，至補件、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。

３、人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者，自其層轉之日起，至函復、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。

４、訴願案件因訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通知訴願人於20日內補正者，其時效自訴願補正程式的次日起算。

(三) 處理時限，除以時為計算基準者，以1小時為計算單位外，以半日為計算基準，未滿半日，以半日計算，超過半日未滿1日，以1日計算；其區分基準為中午1時。

(四) 處理時限之計算，除以時為計算單位者，自收文之時起算外，其餘一律以收文之次日起算；但收文當日辦結者，以半日計算。

前項各款案件各階段之處理時間，因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定。

八十四、公文登錄、催辦及銷號規定如下：

(一) 各機關對所收之公文，應按收文號予以登錄管制，並依據公文處理紀錄，作為公文檢查、催辦、銷號、製表及統計分析之基礎；其相關登錄及催辦格式，由各機關視需要自行規定，但應遵守由左至右之橫行格式原則。

(二) 經簽擬核定之公文，應於發文或辦結後予以銷號；惟應繼續辦理或尚未結案者，仍應繼續管制。

八十八、各機關處理文書，應儘量採用性能及品質優良之用具，以增進文書處理效率。

八十九、各機關印信及公文電子交換所需章戳應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法」與「機關公文電子交換作業辦法」等有關規定辦理外，其餘因處理文書需要章戳，得依照下列規定自行刻製，分交各有關單位或人員妥善使用之：

(一) 條戳：木質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關（單位）全銜。於書函、開會通知單、移文單、建議單、通知單、催辦單等用之。

(二) 簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等之簽名由左至右刻製，對外行文時用之。

(三) 鋼印：鋼製、圓形，由左至右，刻鑄機關全銜（並得刻鑄機關全銜之英文名稱），其圓周直徑以不超過5公分為限，於職員證、證書、證券等證明文件上用之。

(四) 校對章：用篆字、隸書或正楷刻製，由左至右，刻機關全銜或簡稱，並加「校對章」字樣，於文書改正時用之。

(五) 騎縫章：款式與校對章同，並加騎縫標示字樣，於公文、附件或契約黏連處用之。

(六) 附件章：款式與校對章同，並加「附件章」字樣，於公文之附件上蓋用之。

(七) 收件章：用橡皮刻製、由左至右刻機關全銜，並加「收件章」字樣，並附日期及時間，於收受文件時用之。

(八) 職名章：以正楷或隸書，由左至右，刻製職稱、姓名。

(九) 電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用之。

九十、機關印信章戳，除印信應由首長指定監印人員負責保管外，章戳亦應指定專人負責保管，如有遺失或冒用情事，應由保管人員負完全責任。

九十一、機關公文電子交換作業使用之智慧卡正卡及讀卡機應指定